Es importante saber que los juegos deportivos distritales se realizan en el marco de las peticiones realizadas por las organizaciones sindicales que se materializan en acuerdos laborales que se estipulan para la vigencia y en algunos casos hasta donde vigencias, en estos acuerdos laborales que se expiden cada año se establece el valor que se debe apropiar para el desarrollo de los juegos por vigencia. De acuerdo al valor asignado para vigencia se debe iniciar con la investigación y estudio de las posibles actividades que se podrán desarrollar en el marco de los juegos, teniendo en cuenta tendencias en deportes, preferencias de los servidores de acuerdo a participaciones pasadas y presupuesto. Se realiza una propuesta para ser presentada al subdirector de bienestar, luego se ajusta de acuerdo a sus comentarios y se presenta al comité directivo, de acuerdo a sus comentarios y sugerencias se ajusta la propuesta. Es importante tener en cuenta la participación de reuniones y socializaciones con los sindicatos que deben participar desde la organización de los juegos.

Luego de tener claridad las actividades que se van a desarrollar en los juegos deportivos distritales, se debe iniciar con el proceso precontractual para poder ejecutar las actividades por un contratista idóneo, por lo general por la cuantía y el objeto contractual de los juegos el mecanismo de selección del contratista es por licitación pública, por lo cual se deben realizar, diligenciar y preparar los siguientes procedimientos y documentos:

Es un proceso que se debe realizar para establecer los precios reales del mercado de los productos que se quieren contratar para desarrollar en los juegos, las actividades o los productos se deben colocar en una hoja de Excel con los siguientes ítems, producto o actividad, descripción, cantidad, los cuales deben ser diligenciados por nosotros y dos ítems más de valor unitario y valor total para ser diligenciados por cotizante u oferente, este proceso se debe realizar por SECOP II. Las cotizaciones allegadas se deben anexar al expediente de documentos previos cuando la solicitud de proceso contractual se radique en la subdirección jurídica.

Es un documento cuyo formato lo tiene establecido la subdirección jurídica y se debe diligenciar y firmar para radicar la solicitud en jurídica.

Es un formato el cual es creado en un Excel para consolidar la información de todas las cotizaciones allegadas en el estudio de mercado y así poder hallar el presupuesto final del contrato.

Es un formato que contiene la información detallada de todas las actividades con todos los ítems que se mencionan en el estudio de mercado menos los valores, que después de realizar ajustes de acuerdo al análisis del presupuesto oficial quedaran definitivamente para ser contratadas

En los estudios previos se establecen los factores de calidad del contrato los cuales otorgaran puntaje en la evaluación de los oferentes de la licitación, estos factores se deben colocar en un Excel aparte donde el oferente pueda indicar si los ofrece o no.

Es un formato en Excel donde el oferente debe diligenciar, número de consecutivo del contrato en el RUP, valor del contrato en SMMLV, Códigos acreditados y objeto del contrato.

En los estudios previos se establecen los requisitos técnicos habilitantes del contrato, estos requisitos se deben colocar en un Excel aparte donde el oferente pueda indicar si los ofrece o no y en algunos casos cuál es su ofrecimiento.

Es un documento en Excel donde se debe diligenciar, Nivel, Ref. Artículo, Código UNSPSC, Categoría, Ítem, Descripción, Cantidad, Unidad, Precio unitario estimado, Precio total estimado, Comentarios del comprador este último se deja vacío.

Un documento ya establecido por la subdirección jurídica, donde se deben seleccionar los riesgos asociados al contrato que se pretende desarrollar.

Certificado de disponibilidad presupuestal el cual se debe solicitar al área financiera de la entidad para su expedición para posteriormente adjuntarlo con estos documentos. Esos son los documentos que actualmente la subdirección jurídica solicita para la radicación de la solicitud de un proceso contractual como mínimo.

A continuación de radicar los anteriores documentos en la subdirección jurídica de la entidad, ellos proceden a revisar y a solicitar los ajustes pertinentes para luego cargar el proceso en SECOP. Es importante tener en cuenta que la licitación como mínimo se demora 60 días desde que inicia el proceso contractual, desde el área origen se participa en los siguientes procesos y documentos: • Revisión de pliegos de condiciones que concuerde con lo estipulado en el estudio previo. • Audiencia asignación de riesgos del contrato. • Respuesta de observaciones de los oferentes. • Evaluación preliminar y final de requisitos de experiencia habilitantes, requisitos técnicos habilitantes, puntaje por ofrecimiento de factores de calidad, verificación propuesta económica. • Audiencia de adjudicación • Acta de recomendación de adjudicación • Gestión con el contratista seleccionado de las pólizas

Posterior a la aprobación de las pólizas del contrato la dirección realiza una designación de supervisor al subdirector de bienestar, por lo que se debe suscribir el acta de inicio con el contratista para iniciar con la ejecución del contrato. Se establece contacto con el contratista, se debe llevar acabo reunión revisando cada uno de los aspectos que se contemplan en el anexo técnico, obligaciones, pliegos de condiciones, factores de calidad para establecer los parámetros con los cuales se van desarrollar las actividades y cuáles serán las evidencias de ejecución. Se deben llevar acabo las inscripciones de los participantes en los juegos, se debe crear la encuesta de inscripción si no se contrata, revisando las condiciones del aplicativo y con la información necesaria para identificar al servidor inscrito y a que actividades se inscribe. Teniendo en cuenta la normatividad vigente en los juegos solo pueden participar servidores públicos, por lo que al momento de las inscripciones se deben realizar las validaciones respectivas, el primer paso es con SIDEAP el cual nos brinda un reporte con el tipo de vinculación de cada uno de los participantes de acuerdo a su cedula, también se debe validar que el nombre coincida, si no se obtiene información de la persona o genera que es contratista se debe contactar con cada una de las entidades para que corroboren la información y poder generar la base de participantes autorizada, si en los juegos se va a permitir la participación de familiares es necesario solicitar documento que acredite parentesco con un servidor público del distrito, que de acuerdo con la normatividad vigente solo podrán ser hijos, padres o conyugue o compañero permanente, así mismo se deberá validar al servidor público con el anterior procedimiento descrito. Para realizar los pagos de contrato es necesario revisar muy bien las evidencias que den cuenta de la ejecución de las actividades y de todas las condiciones y especificaciones que se detallaron en todos los documentos del contrato. Cuando se trata de entregar elementos a los participantes de los juegos por participación o por ganar, es necesario que siempre la evidencia sea una planilla con las firmas de los servidores que reciben y donde se detalle que estan recibiendo. Se recuerda que para tener dinero disponible para realizar los pagos es necesario programar el PAC en los tiempos estipulados por el área financiera.