Este es un espacio que invitamos a que lo explore con el fin de que identifiquen los conocimientos disponibles en la organización, el lugar en donde están localizados y las personas que los poseen del tema de GESTIÓN DOCUMENTAL.

El proceso de GESTIÓN DOCUMENTAL Administra la documentación de la entidad recibida y producida por el DASCD a través de los procesos, con base en los lineamientos nacionales y/o distritales para su protección, conservación y custodia, llevándola al archivo, en todo tipo de soporte desde su origen hasta la disposición final, con el fin de garantizar la conservación y preservación de la memoria institucional de la Entidad.

Dentro de los conocimientos encontramos, los explícitos, como la la documentación del proceso, que baja los lineamientos que en Colombia rige para que la organización este en cumplimiento y pueda garantizar la memoria institucional. El Proceso de Gestión Documental Coordina y controla las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodia y recupera la documentación que se genera de un modo eficaz.

A continuación pueden consultar el conocimiento y la información relacionada con la Gestión documental del DASCD. Nuestros Documentos.

Correspondencia

El proceso de Correspondencia al interior del DASCD se realiza a través del aplicativo oficial de la entidad, el cual es un sistema amigable y fácil de manejar. Para poder acceder al aplicativo se requiere de un usuario interno asignado por el área de OTIC y una clave definida por el servidor una vez este se vincula a la Entidad.

Externa Recibida

La correspondencia Externa se recibe por los diferentes canales oficiales de la entidad. Por las ventanillitas física y virtual y las líneas telefónicas se reciben: derechos de petición, consultas, solicitud de conceptos, solicitud de asesorías, solicitud de información y copias, quejas, reclamos entre otros.

Entre otros temas el Archivo de Bogotá nos proporciona instrumentos y herramientas para desarrollar el tema de la Gestión Documental

Veamos la documentación que el Archivo de Bogotá tienen disponible para que conozcamos el tema: Guías Archivísticas

La Gestión Documental Enfocada a PROCESOS:

Entre otros temas podemos encontrar: qué es “El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la Dirección Archivo de Bogotá” veamos la cartilla Orientaciones Metodológicas…. Gestión Documental - Enfoque a Procesos - Archivo de Bogotá